Yogyakarta, 02 Juni 2025 – Senat Mahasiswa Fakultas Ushuluddin dan Pemikiran Islam (FUPI) Universitas Islam Negeri (UIN) Sunan Kalijaga Yogyakarta menggelar Sekolah Administrasi pada Senin, 02 Juni 2025, di Smart Room FUPI, mulai pukul 08.00 WIB hingga selesai. Kegiatan ini mengusung tema “Administrasi Progresif: Menata Data, Menyusun Perubahan” untuk menertibkan administrasi Organisasi Mahasiswa (ORMAWA) FUPI dan meningkatkan keterampilan pengurus Lembaga Kemahasiswaan (LKM) dalam menyusun dokumen administratif yang profesional.
Acara dibuka dengan sambutan dari Prof. Dr. H. Robby Habiba Abror, S.Ag., M.Hum., Dekan Fakultas Ushuluddin dan Pemikiran Islam, serta Dr. Ahmad Salehudin, S.Th.I., M.A., Wakil Dekan III FUPI, yang menekankan pentingnya administrasi yang rapi untuk mendukung efektivitas organisasi mahasiswa. Kegiatan ini menghadirkan dua narasumber, yaitu Izmil Naufal ABD. Khabiir, S.Ag., dan Faidatun Nisa, S.Sos., yang berbagi wawasan mendalam tentang penyusunan surat, proposal, dan laporan pertanggungjawaban.
Izmil Naufal memaparkan berbagai jenis surat yang sering digunakan, seperti Surat Keputusan, Surat Instruksi, Surat Edaran, Surat Pemberitahuan, Surat Keterangan, Surat Jawaban, Surat Permohonan, Surat Undangan, Surat Kuasa, Surat Ucapan, Surat Bersama, dan Surat Keputusan Bersama. Ia menegaskan pentingnya mengikuti template surat resmi UIN Sunan Kalijaga, seperti yang tersedia pada platform autosurat. Elemen wajib surat, seperti kop surat, nomor, lampiran, perihal, salam pembuka, isi, salam penutup, dan pengesahan, juga menjadi sorotan agar dokumen terlihat formal dan terstruktur.
Sementara itu, Faidatun Nisa menjelaskan penyusunan proposal sebagai rencana kerja yang sistematis, terperinci, dan formal. Struktur proposal yang ideal mencakup halaman judul, latar belakang, rumusan masalah, tujuan, manfaat, nama dan tema kegiatan, waktu dan tempat, sasaran, jenis kegiatan, susunan kepanitiaan, rencana anggaran biaya (RAB), penutup, dan lampiran. Ia juga menyoroti pentingnya memahami keuntungan kerja sama bagi pihak yang diajukan proposal, terutama untuk memperoleh dukungan dana besar.
Kegiatan ini juga membahas penyusunan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Surat Pertanggungjawaban (SPJ). LPJ merupakan dokumen resmi yang memastikan dana telah digunakan sesuai peruntukannya, sedangkan SPJ mencakup laporan menyeluruh pelaksanaan kegiatan. Sistematika LPJ meliputi cover, surat pengantar, kata pengantar, pendahuluan, pelaksanaan kegiatan, laporan kegiatan, penutup, dan lampiran seperti SK kegiatan, daftar hadir, rundown acara, hingga dokumentasi. SPJ mencakup laporan realisasi anggaran, dokumen vendor, kwitansi, dan surat permohonan pencairan dana.
Para narasumber juga mengingatkan tentang kesalahan umum dalam penyusunan LPJ dan SPJ, seperti tidak menyimpan bukti pengeluaran, laporan tidak lengkap, penyusunan tidak tepat waktu, hingga penggunaan vendor dengan dokumen tidak sah. Solusi yang ditawarkan meliputi menyimpan semua bukti transaksi, mencatat keuangan harian, menyusun SPJ sejak awal, dan berkonsultasi dengan pengurus terdahulu terkait vendor terpercaya.
Acara ini mendapat antusiasme tinggi dari peserta, terutama mahasiswa ORMAWA FUPI. “Pelatihan ini sangat membantu kami memahami cara menyusun dokumen administratif yang baik dan menghindari kesalahan dalam laporan keuangan,” ujar salah satu peserta. Sekolah Administrasi ini diharapkan menjadi langkah awal untuk meningkatkan keterampilan administratif mahasiswa, mendukung kelancaran kegiatan organisasi, dan memperkuat profesionalisme dalam pengelolaan ORMAWA FUPI UIN Sunan Kalijaga.
Reporter: Tim Media-Ayyis